Fattura elettronica: come funziona il sistema SdI, Sistema di Interscambio, che ospita il flusso di documenti fiscali, come fare per emettere la e-fattura e chi è esonerato dall’obbligo, che è stato introdotto dal 1° gennaio.
La legge di Bilancio 2018 ha stabilito che dal 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo elettroniche.
Si tratta di un obbligo valido sia per la cessione del bene o la prestazione di servizio tra due operatori Iva, in questo caso si parla di operazioni Business to Business, sia per la cessione/prestazione effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale, ovvero operazioni Business to Consumer.
Di seguito come funziona la fattura elettronica e il sistema di interscambio:
Fattura elettronica: i soggetti esonerati dall’obbligo
Prima di passare a rassegna come funziona il sistema su cui si basa la fatturazione elettronica è necessaria una precisazione.
La legge di Bilancio 2018 ha stabilito, a partire dal 2019, che tutte le fatture devono essere elettroniche, che si tratti di operazioni B2B o B2C. Ma non proprio tutti gli operatori sono obbligati a emettere la fattura elettronica.
Di seguito i soggetti che sono esclusi dall’obbligo:
- titolari di partita IVA in regime dei minimi (regime di vantaggio) e in regime forfettario;
- i piccoli produttori agricoli, come previsto dall’art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972;
- medici, farmacie, operatori sanitari.
Per questi ultimi è stato stabilito, dopo l’intervento del Garante per la protezione dei dati personali, il divieto di fatturazione elettronica per i dati da inviare al Sistema Tessera Sanitaria. Ma solo per l’anno 2019.
Fattura elettronica: come funziona il sistema SdI
La fattura è un documento fiscale che viene rilasciato dal venditore o dal prestatore di servizi: riporta i dati necessari a identificare l’operazione tra le due parti.
La fattura elettronica si differenzia dalla sua versione cartacea per due elementi:
- per redigerla è necessario un pc, un tablet o uno smartphone;
- per trasmetterla la cliente è necessario utilizzare il Sistema di Interscambio, SdI.
Bisogna immaginare il Sistema di Interscambio come un postino che opera nel modo che segue:
- verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali, secondo l’art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica numero 633 del 26 ottobre 1972;
- controlla se c’è l’indirizzo telematico il cosiddetto codice destinatario o indirizzo PEC al quale il cliente ha scelto di farsi recapitare la fattura;
- controlla che la partita Iva del fornitore, definito cedente/prestatore, e la partita Iva e il Codice Fiscale del cliente, definito cessionario/committente, siano esistenti.
Se le verifiche danno un esito positivo, il Sistema di Interscambio consegna la fattura al destinatario e comunica al mittente una ricevuta di recapito che riporta la data e l’ora di consegna del documento.
Se, invece, i valori inseriti nei campi da compilare non sono corretti o se c’è un’anomalia il sistema scarta il documento elettronico e avvisa il mittente.
Il Sistema di Interscambio su cui viaggiano i flussi delle fatture elettroniche effettua controlli e consegne in tempi che possono variare da pochi minuti a un massimo di 5 giorni, in caso di sovraffollamento.
Fattura elettronica: come funziona il sistema SdI e come emettere una efattura
Per illustrare come emettere una fattura elettronica è necessario partire dagli strumenti di cui si ha bisogno.
Chi deve emettere un documento fiscale in formato elettronico ha bisogno di:
- un pc, un tablet o uno smartphone;
- una connessione a internet;
- un software per la fatturazione elettronica progettato per produrre file in formato XML;
- il codice destinatario o l’indirizzo pec del cliente;
- la partita iva del fornitore;
- la partita iva o il codice fiscale per cliente.
Per procedere all’emissione di una fattura elettronica, è possibile utilizzare il software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, Fattura e Corrispettivi, o affidarsi a uno dei software a pagamento.
Per accedere al portale Fatture e Corrispettivi è necessario avere le credenziali SPID oppure Fisconline/Entratel o CNS, Carta Nazionale dei Servizi. Le credenziali Fisconline/Entratel possono essere richieste online sul sito internet o recandosi presso gli uffici dell’Agenzia delle Entrate.
I passaggi per emettere una fattura elettronica con il portale Fatture e Corrispettivi:
Come prima cosa è necessario inserire i dati del cliente, fondamentale il campo Codice Destinatario da compilare nel modo che segue:
- con il codice alfanumerico di 7 cifre di cui devono dotarsi i clienti;
oppure - con il valore 0000000:
- se il cliente indica l’indirizzo PEC come indirizzo telematico per ricevere la fattura;
- se è un consumatore finale, un operatore in regime di vantaggio o forfettario.
Successivamente bisogna inserire i dati della cessione del bene o della prestazione del servizio:
- i dettagli relativi alla natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato;
- i valori dell’imponibile, dell’aliquota Iva e dell’imposta (ovvero, nel caso di operazioni esenti, non imponibili ecc., l’apposito codice che identifica la “natura” dell’operazione ai fini IVA).
Compilare i campi riportati sopra è necessario per procedere alla fatturazione, ma il portale permette anche l’inserimento di dati accessori.
Una volta conclusa la predisposizione della fattura, la procedura permette di ricontrollare tutte le informazioni inserite e salvare il file della fattura nel formato obbligatorio XML: tale file potrà essere anche visualizzato e salvato in formato PDF, ma è necessario ricordarsi che il file da inviare al Sistema di Interscambio è quello XML.
Come inviare una fattura elettronica
Tutto il flusso della fatturazione elettronica, per essere valido, deve passare dal Sistema di Interscambio: i documenti ai clienti devono essere inviati tramite SdI e il formato da utilizzare è l’XML.
Le fatture che non passano dal sistema SdI risultano non emesse.
L’operatore IVA può trasmettere direttamente la fattura elettronica oppure può farla
trasmettere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.
Per trasmettere al SdI il file XML della fattura elettronica ci sono diverse modalità:
- si può utilizzare un servizio online presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” che consente l’upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio PC;
- si può utilizzare la procedura web ovvero l’App Fatturae messe a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate;
- si può utilizzare una PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it;
- si può utilizzare un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI.
Come ricevere una fattura elettronica
Il sistema di Interscambio recapita alla casella PEC (Posta Elettronica Certificata) oppure al canale telematico (FTP o Web Service) che viene comunicato al suo fornitore nel momento in cui viene preparata la fattura.
Per agevolare l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche, gli operatori titolari di partita Iva possono:
- registrare preventivamente presso il Sistema di Interscambio, l’indirizzo telematico dove desiderano ricevere tutte le loro fatture;
- utilizzare un QR-Code, un codice bidimensionale che contiene il numero di partita IVA, tutti i dati anagrafici e l’indirizzo telematico di default comunicato preventivamente al SdI.
Queste operazioni possono essere effettuate dall’operatore Iva o da un suo intermediario delegato utilizzando il portale Fatture e Corrispettivi.
Con l’elaborazione di un QR Code che riassume i propri dati, l’operatore ha a disposizione una sorta di biglietto da visita digitale che basterà mostrare al fornitore al momento delle operazioni.
